Desde hace ya muchos años se ha venido trabajando sobre la idea de automatizar los procesos en las empresas, permitiendo así mecanizar tareas que son necesarias pero que requieren de mucho tiempo y dedicación de recursos. Una idea que poco a poco ha ido cogiendo carrerilla y que hoy se presenta como la solución del futuro para muchos.
La automatización, aplicable a prácticamente todos los departamentos de una empresa, si se combina con la inteligencia artificial (IA), con la robótica y con el aprendizaje automático, puede ofrecer grandes beneficios y evitar errores comunes generados por la intervención humana.
Esta tecnología en expansión ha pasado de ser una tendencia a convertirse en un imprescindible para muchas empresas, quienes a día de hoy priorizan esta solución. Según un informe lanzado por la marca Kyocera, ya a finales de 2019 el 70,4% de las empresas españolas habían automatizado alguna de sus tareas más importantes.
Pero, ¿qué supone la automatización?
Además de los múltiples beneficios ya nombrados como el ahorro de tiempo, de recursos y de costes, también permite agilizar muchos procesos, aportándoles la capacidad para ser escalables, y flexibilidad, pudiendo adaptarse así a las necesidades que presente la empresa en el momento. Estas herramientas mejoran el rendimiento, la productividad y cuentan con un grado alto de confianza por parte de las empresas.
Para implantar esta práctica, utilizada ya por muchas empresas a nivel mundial y que se postula como tendencia para el futuro, es importante tener en cuenta algunos aspectos claves sensibles de automatizar.
- Colaboración entre departamentos
La automatización ha permitido que los departamentos de las empresas se encuentren mejor conectados, de manera que los equipos de marketing y ventas pueden hacerse llegar la información de los leads de una manera más ágil a través de un CRM automatizado que les permita conocer el momento en el que se encuentra el lead dentro del proceso de la compra y programar de manera mecánica acciones adaptadas al mismo.
El 65% de los profesionales de ventas a nivel mundial consideran que la venta colaborativa es capaz de aumentar la productividad en un 25%, y el 73% de los equipos de ventas concuerdan en que la colaboración entre departamentos como ventas o marketing es muy importante en el proceso global de ventas.
- Automatización de los CRM
Los CRMs son, sin duda, una herramienta necesaria para cualquier empresa, ya que recopilan información útil de clientes actuales y potenciales en cada punto de contacto para su posterior utilización por parte de los departamentos de marketing, ventas, o servicio post venta. Gracias a esto es posible realizar la automatización de tareas simples y que requieren de mucho esfuerzo, ganando tiempo y permitiendo a la empresa enfocarse en su relación con el cliente o lead, y en las estrategias de venta para la captación y conversión de los mismos.
- Decisiones automatizadas
Los datos son siempre el mejor apoyo que se puede tener a la hora de tomar decisiones, y aunque no todas las decisiones pueden tomarse de manera inmediata, existen tecnologías que nos ayudan a facilitar este proceso. La recopilación de data a partir de la inteligencia artificial nos permitirá manejar información actualizada y de calidad que será clave a la hora de tomar esas decisiones y que nos da la oportunidad de automatizarlas de manera segura.
La obtención de datos fiables puede ahorrar grandes sumas de dinero a las empresas, además del ahorro de tiempo que supone para los directivos automatizar estos procesos. Se calcula que en torno al 20%. Algo que, contando con herramientas de sincronización bidireccionales, puede reducirse notablemente haciendo que la empresa sea más rentable y productiva.
- Automatización de procesos robóticos
La también llamada RPA por sus siglas en inglés, hace referencia a los procesos automáticos basados en reglas y que son capaces de ejecutarse en prácticamente cualquier software utilizando una interfaz de usuario.
Estos procesos están presentes en actividades cotidianas como el correo electrónico o en los formularios que se muestran en una web, entre muchas otras.
La automatización de estos procesos es una práctica muy recomendable para las empresas, ya que garantiza el aumento de la productividad y la eficiencia, y ya el 53% de los preguntados en una encuesta realizada por la consultora Deloitte afirmaron haber comenzado a utilizarla.
Así pues, entre las predicciones de Gartner está que en los próximos dos años el 72% de las organizaciones trabajen con RPA.
- Chatbots y experiencia del cliente
La automatización también puede aportar un plus de calidad a la experiencia de los clientes, ya que es capaz de recopilar la información de estos y utilizarla para ofrecer un mayor grado de personalización. El 72% de los usuarios esperan que se conozca su historial de compras.
La utilización de chatbots permite prestar atención al cliente durante las 24 horas del día sin necesidad de tener a un operario. Por supuesto, cuanto más avance la tecnología, más se perfeccionará este servicio, que de momento no puede desvincularse por completo de la figura humana. Los clientes (un 32% de los consumidores) demandan cada vez más a las empresas que ofrezcan chats en vivo a través de los cuales poder contactar con ellas. El objetivo principal de los chatbots es el de solventar dudas y problemas, por lo que no solo supone un ahorro de hasta un 30% de coste en la atención al cliente sino que incrementa la tasa de satisfacción del cliente, la cual se sitúa en torno al 73% según HubSpot.
La automatización de los procesos es un hecho que avanza a pasos agigantados y que nos permitirá mejorar la gestión de los trabajos. Contar con la tecnología adecuada y hacer un buen análisis y seguimiento de dichos procesos será clave para impulsar el crecimiento de las empresas de cara a un futuro inmediato.
