Metodología OKR: alineando equipos y objetivos sin perder el foco

Metodología OKR: alineando equipos y objetivos sin perder el foco

Enero es un mes crucial en cualquier organización, independientemente de su actividad. Se establece la estrategia a seguir, se definen los presupuestos y unos objetivos que ayudarán a cumplir las previsiones o retos del año. La adaptabilidad a los cambios, la falta de información entre equipos, los imprevistos y el fuerte torrente de imprevistos del día a día –con la tradicional pérdida de foco– son algunos los inconvenientes habituales que pueden hacernos errar en nuestros compromisos. 

La metodología OKR (Objetives & Key Results) te puede ayudar en la planificación estratégica de tu empresa. Intel, Google, Linkedin, Twitter y organizaciones no gubernamentales han puesto de moda esta metodología que resuelve el común de los problemas: cómo alinear equipos y comprometerse con las prioridades de tu organización. Cómo sacar mayor rendimiento a tu equipo y empresa, alineando intereses y centrándose únicamente en aquello que genera un mayor impacto. 

La aplicación de la metodología OKR –de la que prometemos más artículos– es sencilla se basa en definir objetivos trimestrales y anuales de manera ambiciosa, cualitativa y cuantitativa, que sean accionables y realizables por un equipo o cada persona del equipo. 

La definición de los OKR pretenden dar luz a las preguntas habituales: ¿en qué tengo que tener el foco? ¿Qué debo hacer ahora/después? o ¿cómo de lejos estoy? 

Objetivos: las aspiraciones de tu organización

Los objetivos traducen la dirección concisa de lo que la empresa pretende realizar.

Cada objetivo tiene dos vertientes: tanto lo que se debe buscar como organización como el compromiso de las personas que la componen para ir en esa dirección. ¿Esta tarea me ayuda a cumplir el objetivo marcado? Es una pregunta que puede resolver muchas cuestiones en criterios de prioridad. 

  • Objetivos: responden al qué
    • Entre 3 a 5 trimestrales
    • Son aspiraciones, por ejemplo: “Ser la principal empresa del mercado en facturación”; “Aumentar la tasa de retención de clientes” o “escalar de manera notable las ventas”.

Los objetivos son específicos, no dejan lugar a dudas del foco de la empresa en ese trimestre o año.  

La transcripción de esos objetivos es muy sencilla, pero necesita de unos Resultados Clave que, una vez cumplimentados, nos permiten completar esos objetivos. 

Resultados Clave: cómo vamos a conseguirlo 

Debajo de cada objetivo deben existir entre 3-5 resultados clave para medir la progresión hacia la consecución del mismo. Los resultados claves deben ser cuantificables, alcanzables y focalizados al objetivo siendo difíciles, pero no imposibles. 

Estos resultados deben especificarse dentro de los vectores de crecimiento, optimización o engagement. Son generalmente numéricos, pero en ocasiones también se pueden resumir en si se han hecho o no.

Además, es muy importante medir la progresión de cada Resultado Clave. Google, por ejemplo, emplea una fórmula de calificación entre 0,0 (incompleto) y 1,0 (completo). 

El completo se dibujaría en verde y el incompleto en rojo, mientras que entre 0,3 y 0,7 estaría en amarillo, es decir, en progreso. Si conseguimos calificar a cada Resultado Clave como completo, tendremos el objetivo realizado. Si el objetivo no se completa con la totalidad de Resultados Clave, no se ha definido de manera correcta. 

  • Key Results: responden al cómo (anidados debajo de cada objetivo)
    • Entre 3-5 resultados clave por cada objetivo
    • Son cuantificables, por ejemplo, del objetivo “O: Escalar de manera notable las ventas”, podemos definir 4ejemplos de KR:
      • KR: x2 el número de leads generados cada mes
      • KR: Mejorar en un 30% los leads cualificados 
      • KR: Mejorar el ratio de cierre de venta (lead > cliente) en un 25%
      • KR: acortar el tiempo de cierre de venta en un 20% 

Este ejemplo recogido en el libro “Mide lo que importa” de John Doerr clarifica cómo se deben utilizar los OKR como un ejemplo sencillo: un equipo de NFL que busca el éxito deportivo y económico.

El equipo de NFL se plantea como objetivos ganar la Superbowl y que la asistencia al estadio supere el 88% durante la temporada, para que así el General Manager puede cumplir su objetivo es que hacer ganar dinero a los propietarios.

De esta manera gráfica esa visión y objetivos van cayendo en cascada por equipos (al entrenador principal y al director de Relaciones Públicas; para luego ir bajando a equipos anidados sobre esas direcciones): 

Características de los OKR

  1. Son medibles. 

Una de las fortalezas de la metodología OKR es que puedes medir la progresión de la empresa en base a su visión y objetivos estratégicos. La manera de medir cada KR de 0,0 a 1,0 nos permite saber en qué punto está cada equipo de la organización de cara a los objetivos (que se completan o no se completan, sin punto intermedio).

  1. Hoja de ruta: top-down y bottom-up. 

Algo tan sencillo como saber dónde quiere llegar una empresa a veces no es transmitido de la mejor manera a todos los equipos. Más difícil se hace si tu organización está compuesta de muchas áreas y personas; o incluso si varias de ellas trabajan en otros puntos geográficos (o en remoto). 

Mirar los OKR te permite despejar dudas sobre las prioridades, en un trabajo compartido tanto por la Dirección General como por los Directores de área como por los jefes y personas que componen los equipos. La construcción de cada OKR se anida por niveles. Si se completan los de abajo (individuales), se completan los del equipo, departamentos y empresa. 

Todos deben estar alineados e interconectados para una coherencia en el trabajo hacia los objetivos generales de la organización. 

  1. Aumentan el compromiso.

En un escenario económico en constante volatilidad e incertidumbre, la capacidad para adaptarse rápido y ser competitivo es fundamental. Los OKR refuerzan el compromiso de trabajar en equipo, permiten centrarse en las prioridades y comprometerse con las mismas. 

  1. Es evolutivo. 

Las primeras aplicaciones de OKR (como de cualquier metodología que se adapta por primera vez) son de resultados más que mejorables. Generalmente, no suele ser interiorizado entre todas las personas de la organización hasta el tercer o cuarto ciclo de OKR (trimestrales). 

Por eso es importante el compromiso por parte de la Dirección (incluso nombrando un responsable de OKR) que vaya más allá del primer ciclo. Requiere creencia y aprendizaje constante (gestión lean) para mejorar en la descripción y medición de cada objetivo. 

  1. Es transparente.

Los OKR de cada sección y persona de la empresa deben ser públicos algo que realza el compromiso individual y de grupo. De esta manera se mide la progresión, e incluso posibilita la colaboración de otros miembros del equipo para resolver problemas que bloquean la consecución de los objetivos. 

  1. Feedback colaborativo. 

Hay muchas teorías acerca de cuándo se deben realizar las reuniones de seguimiento y cómo debería ser la dinámica de las mismas. Lo habitual es que los OKR con objetivos trimestrales se repasen de manera concreta de manera mensual, incorporando a todas las personas involucradas en el mismo. El feedback debe ser abierto para posibilitar replantear detalles en la hoja de ruta trimestral. 

En la reunión trimestral para evaluar cómo ha sido el ciclo se deben extraer conclusiones y aprendizajes para mejorar en próximos ciclos tanto en la descripción, medición como en los objetivos planteados.

  1. Es adaptable.

Los OKR se pueden implementar en tu organización independientemente de cuál sea el modelo de organización (verticales u horizontal). Hay casos de éxito de aplicación tanto en empresas funcionales, divisionales, matriciales o por proyectos. 

  1. Es exigente. 

Los objetivos deben ser alcanzables pero a su vez difíciles. Es la manera para sacar partida a esta metodología y que no sea simplemente una herramienta de seguimiento o evaluación. 

La aplicación de OKR permite a los equipos estar más centrados, comprometidos y con capacidad para decir ‘no’ a todo aquello que no esté en la hoja de ruta. Se sobreentiende que esta optimización de los recursos puede permitir incrementar de manera progresiva la dificultad de los objetivos. La metodología sólo tendrá éxito si es un elemento tractor de toda la empresa. 

Recursos

La metodología OKR es utilizada por miles de empresas en todo el mundo, y son muchas las que están tratando de impulsar el conocimiento de los OKR en todas la empresas (los OKR funcionan hasta para tu vida privada) para mejorar sus resultados, ser más productivas y no perder el foco de lo que genera impacto real en la empresa. 

Si estás acostumbrado a trabajar con herramientas como Trello, existen plantillas para diseñar OKR y darle seguimiento. Así es cómo lo hace Buffer

A tenor de la popularidad de la metodología también han salido herramientas en la nube específicas como GTMHub, Profit o Weekdone (hay muchas más). 

Si quieres empezar a saber más sobre esta metodología, cuál es su historia y qué puede suponer para tu equipo o empresa te recomiendo el libro “Mide lo que importa” de John Doerr (se puede encontrar en Amazon en versión Kindle). 

Doerr es uno de los principales inversores de empresas tecnológicas, y presidente de la firma de capital riesgo Kleiner Perkis. Lleva desde 1980 aplicando esta metodología en sus compañías. Doerr ha sido inversor (la mayoría en fase seed o early stage) en empresas como Amazon, Google, Twitter, Netscape o Intuit.

Resumen

En definitiva, los OKR te permiten gestionar de manera continuada el rendimiento de tu organización a través de estos 4 superpoderes recogidos por Doerr en su libro:

  1. Centrarse y comprometerse con las prioridades.
  2. Coordinarse y conectar para trabajar en equipo.
  3. Realizar el seguimiento de las responsabilidades.
  4. Exigirse lo imposible.