Como todo profesional perteneciente a esta área, sabemos que hay una serie de contratiempos impredecibles que pueden influir directamente en tu evento a pesar de una buena planificación, tales como la caída de un ponente del programa, problemas con las condiciones climatológicas o la cancelación de la reserva por motivos de fuerza mayor, como afrontamos ahora mismo con motivo del COVID-19.
Ahora más que nunca, es momento de adaptarse a la situación. Condición indispensable para cualquier organizador de eventos. Las formaciones, talleres, eventos online siempre han sido una forma alternativa de hacer llegar al usuario este tipo de acciones. Ahora, en esta nueva situación provocada por el COVID-19, es más que nunca una necesidad y la única vía para articular estos planes y no paralizar sinfines de proyectos.
Hoy en día, contamos con una gran variedad de opciones disponibles en cuanto a formatos digitales, podrás afrontar este reto de una forma más sencilla. Algunos lo llaman retransmisión en directo (en streaming); otros seminario web, evento virtual o webinar. Independientemente del nombre, lo que importa es satisfacer las expectativas de los asistentes o, aún mejor, superarlas. Sigue leyendo este artículo y sabrás cómo conseguirlo.
Mira el lado positivo de los eventos online. Vernos en esta situación nos ayudará a transformarnos digitalmente en este sector y a plantear maneras alternativas de abarcar distintos proyectos de este tipo, cuando normalmente se utiliza el “face to face”.
Esta alternativa digital, no solo protege tu evento ante circunstancias externas, sino que también nos hará ver las ventajas directas que nos puede ofrecer el realizar este tipo de acciones de manera virtual:
- Comodidad del asistente. Está claro que quedarse en casa es una opción ahora mismo innegociable, pero que en condiciones normales, cualquier persona con una alta carga de trabajo y reuniones, agradecerá poder acceder a formaciones de buen nivel desde el sofá de su casa.
- Mayor alcance. Sin lugar a dudas, el punto anterior aumenta la posibilidad de lograr un mayor alcance de asistentes.
- Rentabilidad económica. Un evento requiere de unas necesidades logísticas. Espacio, desplazamientos, audiovisuales, mobiliario, decoración…Son algunas de las partidas que nos ahorraremos en distintos proveedores ante la realización de este tipo de charlas de manera online.
- Recursos. Contarás con chats y otras herramientas sociales para que la conversación no decaiga.
Los eventos, que normalmente son charlas formativas, conferencias o presentaciones de productos, podrían aportar un valor similar en un formato online. Y no te preocupes por la posibilidad de perder las ventajas que ofrece el networking, al animar a los participantes a que hagan comentarios y usen la sección de chat, estás poniendo a su disposición un espacio en el que interactuar, compartir ideas y charlar sobre el evento en tiempo real.
Por otro lado, estas experiencias digitales son perfectas porque amplían el alcance del evento, eliminan los límites físicos y hacen que los asistentes en línea sientan que están participando plenamente.
Por el contrario, para un taller donde fuera necesaria la utilización de materiales físicos no sería la mejor opción.
Aquí te dejo algunas recomendaciones a tener en cuenta para ejecutar un evento online con garantías:
- Decide si tu evento es apto para un público virtual. Puede que lo que funciona bien en un entorno tradicional, no termine de encajar en el mundo digital. Sin embargo, eso no significa que tu taller, clase o seminario vaya a ser peor, ya que se puede ofrecer una experiencia de calidad mediante cualquier formato digital.
- Elige la Tecnología adecuada. Hay diversas plataformas para retransmitir eventos o presentaciones online. Para ello, te recomendamos la plataforma Zoom, que te permite integrarlo con otras plataformas y fomentar la interacción con los participantes, o la plataforma Facebook Live en caso de dar prioridad a la actuación de un artista, decoración y ambiente.
- No escatimes en el equipo técnico. Imprescindible para que en estos casos el usuario lo sienta como si estuviera allí realmente. Pruebas de vídeo y audio antes del evento, utilización de cámara y micros de calidad, y asegúrate de tener una buena conexión a internet.
- Perfecciona tus técnicas de presentación. Adapta la figura del regidor/a a este tipo de acto. Captar la atención del asistente digital es totalmente diferente a hacerlo presencial.
- Gestiona los aspectos logísticos de virtualizar tu evento. Tendrás que tener en cuenta aspectos logísticos a la hora de montar tu evento online: Crea un evento solo en línea y automatiza la mayoría de las actividades del evento.
Organizar un buen evento no es tarea fácil. Es un proceso muy complejo y emocional, incluso en las mejores circunstancias. Este momento supone un desafío, pero nos reconforta saber que reunirse para vivir experiencias es esencial para el ser humano. Esperamos que con estas recomendaciones y tu capacidad de adaptación, puedas ofrecer a los asistentes una experiencia online que merezca la pena disfrutar.
Y como experiencia personal, les invitamos a disfrutar de un proyecto en activo que estamos llevando a cabo desde 22grados, Canarias Media Brand School, que consiste en la impartición de distintos talleres profesionales online con el objetivo de facilitar recursos para mejorar la Identidad Digital de tu marca.
¡Quédate en casa, más vivo que nunca!
#Yomequedoencasa
#Másvivoquenunca
