La comunicación interna es una herramienta fundamental para toda organización, ya que es el instrumento mediante el cual la empresa da a conocer los objetivos y valores que esta defiende a los empleados que forman parte de ella. No podemos olvidar que las organizaciones están formadas por personas, y que los sentimientos de conexión y pertenencia juegan un papel vital en la alineación de los equipos y el buen funcionamiento para la obtención de mejores resultados.
Las Instituciones Públicas, aunque desempeñan acciones de interés público, siguen siendo organizaciones. Si bien es cierto que en la empresa privada la principal función de la comunicación interna es mantener las buenas relaciones entre los compañeros, motivar a los empleados y retener el talento, en las organizaciones públicas tienen además que armarse de instrumentos para promover las buenas prácticas más allá de los cambios obligatorios de sus miembros.
¿Cómo funciona la comunicación interna en las Instituciones Públicas?
En cualquier organización una rotación baja indica un buen funcionamiento de la estrategia de comunicación interna, sin embargo, las organizaciones públicas se rigen por un criterio diferente. Las personas que forman parte de este tipo de organizaciones se encuentran divididas en dos grandes grupos: aquellos que forman parte del funcionariado y cuya plaza ocupa generalmente durante un largo periodo de tiempo, y quienes deben rotar según los resultados de elecciones que se renuevan con duraciones preestablecidas.
Esto influye en la comunicación interna en cuanto a que, en muchas ocasiones, con la llegada de nuevos directivos, se realicen cambios que puedan llegar incluso a acabar con ella e implantar una nueva estrategia.
La comunicación interna trata de hacer partícipe a toda la organización, evitando que parte de la plantilla no reciba las actualizaciones y poniendo en peligro la comunicación y la imagen que la institución ofrece a los usuarios al encontrarse a personal desinformado, además de afectar al rendimiento de la misma. Los empleados en las Instituciones Públicas generan también un flujo de información en sentido vertical en cuanto a que son quienes tratan con los usuarios externos y son capaces de trasladar la información que llega desde el exterior al interior.
Comunicación interna para generar un buen ambiente laboral
Teniendo en cuenta que los empleos públicos del funcionariado son de larga duración, la creación de una estrategia de comunicación interna que ayude a fomentar un ambiente laboral positivo es algo que debería de colocarse en los primeros puestos dentro de las prioridades de los trabajadores. Sin embargo, en las Instituciones Públicas esto no suele ocurrir. No debemos olvidar que los empleados de una organización han de ser los primeros prescriptores de la misma y que, si no se identifican con la empresa, probablemente estarán cada día más desmotivados.
El Plan de Comunicación Interna
Al igual que en el resto de organizaciones, el responsable de comunicación interna deberá diseñar y transmitir los mensajes para alinear a los distintos equipos de trabajo, asegurándose de que la información importante llegue a cada uno de ellos. Para esto se recomienda utilizar la información en cascada, de manera que cada responsable de área sea el encargado de transmitir esta información a los miembros de su equipo, asegurándonos así de que todos la reciban.
Aunque la comunicación informal y los rumores dentro de las organizaciones son inevitables, cuanto más pongamos de nuestra parte para facilitar el acceso a la información por parte de los empleados, menos probabilidades existirán de que se generen, ya que todos los miembros estarán bien informados y no habrá sitio para la especulación.
Así pues, un portal del empleado actualizado, una buena comunicación en redes sociales o un buzón de sugerencias, son algunas de las herramientas que juegan a favor de una buena comunicación interna.
Otro factor clave será el feedback que reciben los empleados de su superior correspondiente, ya que conocer de manera directa, a través de una reunión en la que se dedique un tiempo al trabajador, la información que atañe a las labores y el reconocimiento del mismo genera confianza, disipa dudas y puede ser beneficioso en ambos sentidos.
Así pues, las Instituciones Públicas son organizaciones formadas por personas, por lo que una buena gestión interna será necesaria para su correcto funcionamiento. La motivación y el trabajo coordinado entre áreas serán los que determinen la calidad del servicio.
